Praxisbeispiel Friseur mit flexiblen Arbeitszeiten

Der Inhaber selbst erfasst keine Zeiten und hat die Betreuung der Zeiten in die Hände einer Mitarbeiterin gelegt.

Da das zettelbasierte System zuvor schon auf Vertrauen gesetzt hat, war es allen Beteiligten wichtig, dass hier die Vereinfachung der Zeiterfassung, und nicht die Kontrolle der Mitarbeiterinnen, im Vordergrund stand.

Dies konnte einfach über die nicht aktivierte Einstellung “Geänderte Zeiten zur Bewilligung” berücksichtigt werden.

Eingetragene Zeiten können durch jeden einzelnen Mitarbeiter selbst verwaltet werden, unabhängig davon, ob die Zeit live – durch einen Klick auf den Button “Arbeitsbeginn” und “Arbeitsende” gestartet und beendet wurde, ob sie nachträglich erfasst oder auch der bestehende Zeiteintrag nachträglich verändert wurde.

Zeitänderungen, und nachträgliche Zeiten, werden als solche gekennzeichnet und auch der ursprüngliche Zeiteintrag bei Änderungen wird angezeigt.

Nur Abwesenheiten, wie beispielsweise Urlaub oder Krankenstand, müssen immer durch einen Mitarbeiter mit Managerrechten bearbeitet (bewilligt oder abgelehnt) werden.

Für den Wochenplan war es dem Unternehmen wichtig eine Flexibilität beim Arbeitsende zu berücksichtigen, da ein entsprechendes Arbeitsende nicht immer entsprechend der Öffnungszeiten sichergestellt werden kann. Um jedoch das Ende zu beschränken, wurde hier ein Gleitzeitende jeweils 1 Stunde nach Geschäftsschluss festgelegt.

Da der Arbeitsbeginn jedoch fix ist, würde dieser mit der entsprechenden Uhrzeit hinterlegt. Auch wenn die Mitarbeiterinnen bereits einige Minuten vor Dienstbeginn ihre Arbeitszeit starten, gilt hier der hinterlegte Arbeitsbeginn.

An Tagen an denen jedoch geplanterweise mehr als 6h gearbeitet wird, ist ein automatischer Pausenabzug von 30min hinterlegt. Dies führt dazu, dass die Zeit für die Pause nicht genau festgehalten werden muss, sondern die hinterlegte Pausendauer wird einfach automatisch von der Software von der Tagesarbeitszeit abgezogen.

Eine Mitarbeiterin sollte am Freitag nur 6 Stunden arbeiten. Da bei einem Überschreiten der 6 Stunden bereits die halbstündige Pause abgezogen werden würde, hat sich das Unternehmen entschieden die Pause in diesem Fall abweichend von der anderen Pausenregelung mit “0” Minuten zu hinterlegen. So wird auch im Fall von einer Tagesarbeitszeit von 6h 10min keine automatische Pause abgezogen die nicht gemacht wird.

Die Arbeitszeit selbst, wird einfach über das Webterminal, welches auf dem Kassen-PC fix hinterlegt wurde, von allen Mitarbeitern mit einem Klick gestartet und beendet. Dadurch spart sich jede Mitarbeiterin die Zeit für den Login in ihren persönlichen Account und die Erfassung der Zeiten erfolgt einfach und schnell.

Für die Erfassung von Anträgen, oder die Änderung von bestehenden Zeiteinträgen, hat natürlich trotzdem jede Mitarbeiterin einen persönlichen Login in den Zeiterfassungsaccount. Hier sieht sie dann auch gleich ihren aktuellen Stunden- und Urlaubssaldo.

Wichtig für den Friseursalon ist auch die übersichtliche Urlaubsplanung und Übersicht der geplanten Abwesenheiten.

Hierfür nutzten die Mitarbeiterinnen die Funktion des “Abwesenheitsplans”. 

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