Praxisbeispiel Handwerker mit Projektzeiterfassung
Ein metallverarbeitender Handwerksbetrieb mit 16 Mitarbeitern entschied sich von der klassischen Excellösung auf eine Onlinezeiterfassung umzustellen.
Bisher wurden sowohl die Arbeitszeiten, als auch die Projektzeiten, über Excel erfasst, was eine sehr nerven- und zeitraubende Lösung für den Inhaber war. Auch ein Projektcontrolling war über diese Variante kaum, bzw. nur mühsam, machbar.
Das sollte sich jetzt ändern und daher war das Unternehmen auf der Suche nach einer einfachen kostengünstigen Variante die beide Funktionen abdeckt.
Einfache Arbeitszeiterfassungslösung gesucht
Bei ihrer Suche stießen sie auf großartige Softwarelösungen, speziell für Handwerker, mit einem unglaublichen Leistungsumfang. Aber das war es nicht was sie suchten, sie wollten eine unkomplizierte Lösung die nur die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter, sowie eine grundlegende Projektzeiterfassung beinhaltet und schnell und einfach selbst in Betrieb genommen werden kann ohne langwierige Einschulungen von allen. Eine Software die auch für die Mitarbeiter einfach zu bedienen war, sodass es hier keine Hemmschwelle gibt.
Also bestellten sie ein 45 tägiges Demo der Zeiterfassung und ließen sich die Software in einem einstündigen Onlinemeeting erklären und richteten gleich gemeinsam mit uns die ersten Mitarbeiterprofile ein. Gemeinsam wurde überlegt wie die Projektstruktur am besten aufgebaut werden sollte und danach konnte es am Folgetag bereits im Echtbetrieb losgehen.
Flexible Arbeitszeiten und fixe Pausenzeiten
Der Wochenplan wurde flexibel gestaltet um den Mitarbeitern einen möglichst großen Spielraum zu schaffen. Wichtig sind nicht fixe Arbeitszeiten, sondern dass bei Bedarf das Werkstück fertiggestellt werden kann. Daher wurde ein frühester Arbeitsbeginn um 06:00 Uhr und ein spätestes Arbeitsende um 20:00 Uhr festgelegt.
Da es fixe Pausenzeiten für alle gibt, wurden diese einfach im Dienstplan hinterlegt. So muss der Mitarbeiter vor und nach der Pause nicht daran denken Zeiten zu stoppen und zu starten und kann nach der Pause einfach dort weitermachen wo er vor der Pause angefangen hat. Die Arbeitszeiterfassungssoftware stoppt automatisch für die Pause die Arbeitszeit, sowie die Projektzeit und startet sie nach der Pause wieder. Am Ende des Tages können die Mitarbeiter mit einem Klick auf “Arbeitsende” einfach gleichzeitig ihre Arbeitszeit, als auch die Projektzeit, beenden.
Projektzeiterfassung leicht gemacht
Da auch die Projektzeiten genau erfasst werden sollten, entschied sich der Inhaber für die Nutzung über die App am Handy. Hier können die Mitarbeiter einfach in der Früh wenn sie kommen und mit dem ersten Projekt beginnen, mit einem Klick Arbeitszeit und Projektzeit starten.
Zusätzlich gibt es bei jedem Projekt auch die Möglichkeit Aufgaben, also Unterprojekte, anzulegen um eine noch genauere Auswertung der einzelnen Projektzeiten zu erhalten.
Bei der Projektanlage kann definiert werden, ob es sich um ein Fixpreis-Projekt handelt und wie viele Stunden dafür geplant wurden. Mitarbeiter können dem Projekt zugewiesen werden und es kann eine Deadline gesetzt werden um das Fertigstellungs– oder Auslieferungsdatum nicht aus den Augen zu verlieren.
Der Projektfortschritt bzw. das Projektcontrolling ist für den Inhaber auf einen Blick zu erkennen und so festzustellen wie sich die Projekte entwickeln.
Längerfristige Projekte auf Stundenbasis können ebenfalls einfach laufend erfasst werden.
Eine Funktion ermöglicht es einfach diese Stunden nach Datum zu filtern und auszuwerten und so bei Bedarf an den Kunden zu verrechnen.
Über die Kommentarfunktion bei den Projekten können die durchgeführten Tätigkeiten direkt vom Mitarbeiter bei der Eingabe der Projektzeit ergänzt werden, sodass für den Kunden klar ersichtlich ist wofür die Arbeitszeit aufgewendet wurde die ihm verrechnet wird.
Selbstverständlich ist es auch möglich Projektzeiten in eine Excel-Datei zu exportieren und nach eigenen Wünschen weiter zu bearbeiten.
Wer gerade anwesend ist, und an welchem Projekt er arbeitet, kann jederzeit live über die Anwesenheitsliste verfolgt werden.
Wochenplan
Projektzeit über Handy starten
Anlage von Aufgaben
Projekteinstellungen
Projektcontrolling
Anwesenheitsliste
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